Au cours de différentes interventions sur Podio pour le compte de nos clients, nous nous sommes aperçus que pour eux, bien souvent, ce ne sont pas les workflows complexes qui sont les plus difficiles à appréhender mais plutôt certaines fonctionnalités natives, pourtant qualifiées par certains comme “basiques”. A noter : si Podio est un mot inconnu pour vous, n’hésitez pas à consulter ce billet pour découvrir le potentiel de cet outil avant de poursuivre votre lecture. Effectivement si vous passez comme nous quasi 35h/semaines à utiliser cette solution, réaliser certaines tâches est un jeu d’enfant. Mais lorsque vous effectuez vos premiers pas avec Podio ce n’est pas toujours aussi évident (même s’il existe de nombreux tutoriels). Alors vu que chez TPZ on sait se mettre à la place des autres, voici un article qui s’intéresse aujourd’hui à l’utilisation des vues et filtres sur Podio.

Coup d’œil sur les vues

Vous me direz : Merci TPZ, c’est très gentil de votre part, mais déjà qu’est-ce que c’est qu’une vue ? On y vient, on y vient ! Une vue correspond à la manière dont sont affichés les items contenus dans une app Podio. Concrètement voilà à quoi cela ressemble lorsque vous cliquez sur une app comprenant déjà quelques données : La zone grise sur la gauche de l’écran correspond à l’endroit où seront stockées les vues que vous aurez créées (ou qui se créent par défaut en fonction des champs que vous utilisez pour renseigner vos informations dans les fiches de l’app). Quand au reste de l’écran, je ne pense pas vous apprendre grand chose en vous annonçant qu’il est dédié à l’affichage des données contenues dans l’app... Mais zoomons un peu sur ce “reste de l’écran” et penchons nous plus particulièrement sur cette suite d'icônes au dessus du listing. Vous avez devant vos yeux et de gauche à droite les fonctionnalités vous permettant de :

• • modifier la disposition des données sous forme de tableau, de badges, de cartes / système kanban (très utile pour la gestion de projet), de calendrier (très utile pour une app dédiée à des items “Réunions” ou “RDV”) ou encore, de flux d’activité

• • classer vos données en choisissant vos critères de classement parmi ceux proposés par défaut par Podio (dernière activité, dernière modification, création…) ou ceux qui sont automatiquement générés à partir des champs qui composent votre fiche.

• • choisir d’afficher uniquement certaines données (selon la disposition des données choisie)

• • filtrer vos données en fonction de critères proposés par défaut par Podio (créé le, créé par…) et en fonction des champs qui composent les fiches contenues dans l’app. Les filtres appliqués sont consultables depuis l’onglet “filtres appliqués” et il est possible de les supprimer en cliquant sur l’icône “croix” ou d’en ajouter très rapidement en parcourant le menu de gauche (encadré en rouge)

Créer une vue simplement en trois étapes

Maintenant que nous avons rapidement passé en revue les différentes options de paramétrage et de filtrage disponibles, passons aux choses sérieuses : la création d’une vue sur Podio !

Avant toute chose, on vérifie

Avant de commencer à modifier quoique ce soit  assurez vous tout d’abord d’être positionnés sur la vue “globale” de l’app dans laquelle vous vous trouvez. Elle est facile à identifier c’est celle qui est présente par défaut dans l’app et qui se nomme généralement “Tous les nom-des-items-contenus-dans-l’app” Pourquoi cette précaution ? Et bien tout simplement pour vérifier que le filtrage et le paramétrage des données que vous allez mettre en place, s’effectuera bien sur la totalité des items contenus dans l’app et non pas sur une vue déjà existante et potentiellement déjà filtrée…

Ensuite on filtre, on dispose, on ventile…

Maintenant c’est à vous de jouer ! Organisez, filtrez vos données selon vos besoins et une fois que vous êtes satisfaits du résultat cliquez sur le bouton “enregistrer” présent sur la gauche de l’écran.

Enfin, on enregistre et on positionne

L’apparition de cette popin signifie que vous y êtes presque ! Il ne vous reste qu’à :

• donner un titre à votre vue
• indiquer si vous souhaitez créer une vue d’équipe (visible pour tous les membres de l’espace de travail) ou une vue privée (visible pour vous seul)
• et choisir si souhaitez diviser votre vue selon un critère particulier (basé sur les champs contenus par les items de l’app et sur certains paramètres propres à Podio)

Si vous choisissez de diviser votre vue selon un critère particulier, elle sera présentée comme ceci : Dans l’autre cas, elle se présentera sous cette forme : Une fois votre vue créée il ne vous reste qu’à la positionner dans le listing des vues. Il suffit pour cela de cliquer avec le clic gauche sur votre toute nouvelle vue et de la déplacer vers le haut ou le bas du listing en gardant le clic enfoncé. Et si vous souhaitez la définir comme “vue par défaut” de l’app dans laquelle vous vous trouvez, il suffit de déplacer la vue concernée vers le haut du listing jusqu’à ce qu’un “cercle” apparaisse à côté du nom de la vue, comme ceci : Cette vue sera ainsi la vue de l’app sur laquelle tous les collaborateurs de l’espace de travail arriveront par défaut lorsqu'ils cliqueront sur l’app concernée. A noter tout de même que vous pouvez uniquement définir des vues d'équipes comme vues par défaut. Et voilà ! Vous avez créé votre vue ! Juste avant que vous partiez filtrer vos données à tout va, je vous donne une dernière info sur les vues : elles sont modifiables. Pour modifier (ou supprimer) une vue, il suffit de cliquer sur l'icône “clé à molette” (qui apparaît au survol de cette dernière par la souris) pour éditer un des éléments suivants :

• gestion de la disposition des données
• gestion de l’affichage des données
• filtres appliqués
• nom de la vue
• état de la vue (équipe / privée)
• division des items de la vue

J’espère que cette suite d’indications vous sera utile dans votre quotidien avec Podio, ou vous donnera l’envie de vous pencher sur cet outil pour vérifier par vous même l’étendue de ses possibilités. Enfin si vous avez besoin d’un petit coup de pouce pour mener à bien votre projet Podio : nous sommes là pour vous aider, il suffit de nous contacter  ;)