GlobiFlow ! Ça sonne pas mal vous trouvez pas ? Mieux que Podio Workflow Automation non ? Par contre le nom de ce service vous donne peu d’indication sur ce qu’il permet de réaliser... Pas de problème, c’est mon rôle aujourd’hui de vous présenter cet outil !
Qu’est-ce que Globiflow ?
GlobiFlow, c’est un outil d'automatisation avancé disponible automatiquement lorsque l’on souscrit à un plan Premium sur Podio. Il a été racheté par Citrix il y a quelques années et théoriquement on ne devrait plus le nommer GlobiFlow mais Citrix Podio Worfklow Automation… C’est un détail mais il me semble important de le préciser car chez TPZ nous utilisons toujours son ancien patronyme au lieu du nouveau.
A noter : si Podio est un mot inconnu pour vous, n’hésitez pas à consulter ce billet pour découvrir le potentiel de cet outil avant de poursuivre votre lecture
A quoi sert-il ?
Et bien on l’utilise principalement pour :
- automatiser des actions sur un environnement Podio : telles que la création ou la modification d’items, la création de tâches, le post de commentaires suite à une action donnée, ou encore l’envoi de notification lorsqu’un item Podio atteint ou dépasse une deadline
- configurer des workflows plus ou moins complexes comme générer un devis ou envoyer un email personnalisé à un client à partir des données renseignées dans Podio et selon ses propres règles métier
- générer des rapports statistiques visuels plus poussés que ceux présents dans Podio par défaut
En étant couplé à Podio cet outil permet de couvrir un large champ d’action sur les divers postes d’une société :
- Gestion de projet
- Comptabilité
- Marketing / CRM
- Ressources Humaines
- Suivi de l’activité / Management des opérations
Vous pourrez d’ailleurs trouver divers use cases qui pourront vous donner quelques idées concernant l’optimisation de vos process.
Comment utiliser Globiflow ?
Comme précisé dans les paragraphes du dessus, vous devez premièrement souscrire à un plan Premium sur Podio. Ensuite vous n’aurez qu’à vous rendre sur la page de login de Globiflow qui vous demandera tout d’abord de vous connecter à votre compte Podio (si vous ne l’êtes pas déjà). La liaison entre les deux services s’effectuera automatiquement une fois connecté.
Dashboard
Une fois connecté vous serez redirigés sur une page de ce type :
Depuis cet écran vous aurez accès :
- aux logs (1) : très utiles pour contrôler la bonne exécution de vos workflows ou pour avoir des informations sur la source de l’erreur qui empêche un flow de s'exécuter (oui parce que soyons honnête ça arrive)
- à l’aide (2) : diverses rubriques allant des exemples de workflows à mettre en place à un lien vers l’environnement Podio dédiés aux utilisateurs de Globiflow qui échangent et partagent des tips ou des idées d’évolution
- à votre compte (3) : où vous pourrez ajouter des utilisateurs qui auront le droit d’utiliser votre compte Globiflow et visualiser diverses statistiques sur l’utilisation que vous faîtes de cet outil
- aux organisations Podio auxquelles vous avez accès (4)
- aux espaces de travail Podio auxquels vous avec accès (5) : certains espaces se distinguent car leur nom est en gras, cela signifie qu’il existe déjà un ou plusieurs flow mis en place sur ces espaces
- à une série de raccourcis (6) : permettant de mettre à jour GlobiFlow avec les dernières modifications effectuées sur votre environnement Podio ou de déplier / replier rapidement les listes d’organisations et d’espaces.
Ensuite ? Et bien c’est à vous de jouer !
Création de flow
Commencez par cliquer sur un de vos espaces de travail et ensuite sur une app qu’il contient et vous serez redirigés sur cet écran :
En cliquant sur le bouton “Add New” vous pourrez alors ajouter un nouveau Flow. Il vous faudra ensuite choisir le “trigger” de votre Flow (création d’un item sur Podio, update d’un item, lorsqu’une certaine date est atteinte…) et vous pourrez ensuite définir :
- les conditions qui doivent être remplies pour que le flow s'exécute (exemple : si le statut “Truc” est égal à X)
- les actions concrètes qui doivent être exécutées par le flow (exemple : ajouter un commentaire sur l’item Podio)
A noter : si vous souhaitez modifier le “trigger” sélectionné, veillez à le faire avant d’avoir renseigné vos “conditions d'exécution” et vos “actions” car tout sera automatiquement réinitialisé.
Enfin le petit lien en bas de page “simulate vars” vous permettra d’effectuer une simulation de l'exécution du flow avec des données issues de Podio. C’est une fonctionnalité très utile surtout sur les flows complexes, elle permet de “pré-tester” son flow avant une exécution live sur Podio.
Je ne vais pas m’étendre plus sur Globiflow. On vient de faire le tour des principaux intérêts de cet outil. Maintenant les cas d’utilisation concrets viendront dans de futurs articles tutos dédiés :)
En attendant ces billets, n’hésitez pas à nous laisser un petit témoignage de votre expérience avec Globiflow. Surtout si vous avez déjà eu l’occasion de prendre en main cet outil. Et dans le cas où vous seriez bloqués n’hésitez pas non plus à nous contacter on peut surement vous aider !
