Bien gérer son temps… oui mais comment ? – 5 astuces élémentaires

28/09/2018

Un commentaire

Work it, Make it, Do it

Ce serait Benjamin Franklin qui serait à l’origine de la célèbre maxime : “Le Temps, c’est de l’argent”. De mon point de vue, le temps est encore plus précieux que l’argent. Raison de plus pour l’utiliser à bon escient, autant dans sa vie personnelle que dans un cadre professionnel.

Très bonne résolution, mais comment faire concrètement ?

C’est ce que nous allons voir aujourd’hui avec ces 5 petites astuces ! Testées et approuvées…par moi !

Voyons ces quelques mécanismes / réflexes / process (appelez ça comme vous le souhaitez) que vous pouvez très facilement mettre en place pour organiser vos journées.

Se créer des todos

Cela peut paraître évident pour certains, ou bien carrément en rebuter d’autres… Mais planifier quotidiennement une liste de tâches est indispensable. Que ce soit sur papier ou sur un support en ligne (Podio est outil génial pour cela mais nous pourrons approfondir le sujet dans un autre article).

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Pourquoi ?

Premièrement, elle sert d’aide mémoire. On le sait tous, une journée ne se passe que rarement comme on l’a prévue. En effet lorsqu’on est sollicité à l’improviste sur un sujet urgent, on a vite fait d’oublier pour la 3eme fois de la semaine de répondre au mail super important. Dommage pour Mme Truc !  La todo est alors là pour vous rappeler à l’ordre ! Une fois l’urgence traitée, vous n’oublierai plus cette pauvre Mme Truc qui attend désespérément votre réponse.

Deuxièmement, il y a un côté gratifiant et motivant à rayer de la liste une tâche réalisée. Cela permet de visualiser que l’on progresse dans nos objectifs et on sait tous que c’est important de visualiser quelque chose pour l’intégrer pleinement.

Troisièmement, lorsque les tâches à réaliser en une journée paraissent accablantes / décourageantes, la todo permet de décomposer ses missions en plusieurs étapes simples et rapides à réaliser. D’ailleurs, en passant, la priorisation de ces sous-tâches (selon vos propres critères de priorité) permet ainsi d’avoir l’esprit plus clair. Cela vous permettra de savoir par quel bout prendre cette liste de choses à faire.

On peut aussi considérer, d’une certaine manière, qu’une todo est un bon moyen pour lutter contre la procrastination. En vous engageant à noter les nouvelles tâches qui vous sont attribuées au cours de la journée sur votre todo du jour, vous passez implicitement un marché avec votre cerveau : “ok je m’engage à faire ceci aujourd’hui… ou du moins j’essaierai de le faire ;)” (oui comme on dit : “chassez le naturel il revient au galop”)

Attention

Enfin, je préfère le rappeler, il est totalement contre-productif de surcharger soi-même sa todo ! Restez réalistes dans la définition de vos objectifs quotidiens car il y a très peu de chance que vous arriviez à terminer la rédaction d’un cahier des charges complexe en une matinée… A moins que vous ne soyez un poulpe… Et dans ce cas nous vous félicitons pour votre maîtrise exceptionnelle du clavier !

Identifier ses périodes de productivité

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Soyons honnête il est difficile d’être à 100% de ses capacités durant toute une journée. L’être humain n’est pas une machine et n’est pas “conçu” pour fonctionner de cette manière de toute façon.

En effet, nous possédons tous un rythme biologique qui fonctionne par cycles, durant lesquels notre énergie varie, c’est ce que l’on appelle le rythme circadien. Bien sûr, comme n’importe quel sujet qui touche à l’être humain, ce rythme peut varier d’un individu à l’autre.

Oula ! TPZ se lance dans la biologie ?
Non nous n’avons pas cette prétention… Néanmoins il existe de nombreuses recherches sur ce sujet et il peut être intéressant d’approfondir ses connaissances sur ce point afin d’identifier soi-même les périodes “idéales” durant lesquelles vous êtes au maximum de vos capacités pour effectuer une tâche et ainsi planifier au mieux votre journée pour ne pas “forcer” inutilement sur vos réserves. En d’autres termes, quand c’est plus l’heure, c’est plus l’heure.

Eviter le multitâches

Il y a une différence notable entre être polyvalent et s’éparpiller. Dans le premier cas la personne qualifiée en tant que telle est productive dans les différentes actions qu’elle entreprend. Tandis que dans le second elle entreprend plusieurs choses toutes en même temps, ce qui diminue sa marge d’efficacité.

Ce n’est pas moi qui le dit, ce sont des chercheurs qui ont réalisé une étude sur le sujet et qui ont prouvé qu’il était neurologiquement impossible pour nos pauvres cerveaux d’effectuer correctement plusieurs tâches en même temps (après la biologie, la neurobiologie !).

A chaque fois que vous passez d’un sujet à l’autre, votre cerveau a besoin d’un temps plus ou moins long, pour se réorienter” et se focaliser sur le nouveau sujet que vous lui présentez. Ce temps d’adaptation se compte en secondes voire minutes (selon la complexité des sujets entre lesquels vous jonglez). I peut sembler relativement peu impactant sur une journée de travail complète, cependant il contribue grandement à vous fatiguer mentalement.

Par conséquent vous risquez d’accumuler les erreurs, que vous ne verrez pas forcément qui plus est, car lorsque l’on switche d’un sujet à l’autre, notre attention est forcément moins importante puisqu’elle est partagée entre le nombre de tâches que l’on traite. De plus vous risquez d’emmagasiner du stress vu que vous travaillerez toujours moins vite en traitant plusieurs sujets en même temps plutôt qu’en vous concentrant sur un seul. Même si vous avez l’impression que c’est le contraire qui se produit (faîtes confiance à la science).

Automatiser les tâches répétitives

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Les publications sur les réseaux sociaux vous prennent beaucoup de temps ? Vous êtes obligé d’écourter vos sessions de veille sur un sujet précis, pour pouvoir traiter toutes vos tâches prioritaires ? Remonter les demandes entrantes  dans votre CRM vous ampute de ces minutes précieuses qui vous manquent en fin de journée ?

Nous connaissons aussi ces “problèmes” chez TPZ… C’est pourquoi nous automatisons au maximum toutes ces actions relativement chronophages que des robots ou des flux de travail (coucou Podio, coucou Zapier, coucou Wildfire) peuvent faire aussi bien que nous.

Bien sûr toutes les tâches ne peuvent pas être effectuées à votre place. Certaines requerront toujours une intervention humaine, surtout celles impliquant un côté social. Néanmoins, dans la mesure du possible, automatisez toutes les tâches répétitives que vous pouvez, vous gagnerez un temps fou à ne pas vous en occuper vous même (cela ne vous dispense pas pour autant de contrôler que la tâche se soit bien effectuée ;)).

Limitez l’impact des distractions environnantes sur votre travail

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Dans une journée nous sommes constamment sollicités par notre environnement et il devient parfois difficile de résister à toutes les distractions ambiantes qui vous sortent malgré vous de vos projets.

De quelles distractions je veux parler ?
Oh j’englobe aussi bien sous ce terme la notification inattendue (mail, smartphone), la conversation téléphonique du voisin, l’idée cadeau super géniale que vous venez de trouver en plein milieu de la rédaction d’un compte rendu et que vous ne pouvez pas laisser filer (au risque de l’oublier définitivement), que la discussion passionnante sur le dernier sujet d’actualité qui anime l’open-space

Je vous présente donc deux outils sympathiques qui pourront vous aider à rester  focus quand le monde entier ne cherche qu’à accaparer votre attention (j’exagère ? oh si peu…)  :

  • Pour vous couper du brouhaha ambiant voici Noisli : disponible aussi bien sur desktop (extension Chrome et site officiel) que sur mobile (l’app coûte 2,29€ et se trouve facilement sur Google Playstore), ce générateur de sons vous permettra de couvrir les bruits qui vous dérangent par le crépitement d’un feu de bois, ou le bruissement des feuilles mortes. Vous pouvez même créer vos propres combinaisons de sons (orage et vent, voire simple bruit blanc…)
  • Pour limiter les escapades sur vos sites préférés (qui ne doivent officiellement durer que 5 minutes… on vous a repérés !) je vous propose Forest : cette app / extension Chrome est assez ludique puisqu’elle vous pousse à prendre l’habitude de ne pas vous disperser.

Comment ?

Le principe est simple : vous définissez une plage de temps (minutes, heures) durant laquelle vous devez rester concentrés sur votre activité et quand vous êtes prêts à vous lancer vous plantez un arbre virtuel, qui poussera durant la période définie. Vous quittez l’application avant la fin du temps imparti ? Ou vous parcourez des pages web qui n’ont rien à voir avec la tâche que vous avez à accomplir (à paramétrer au préalable) ? Et bien c’est une mauvaise idée car votre arbre se mettra à dépérir 🙁

On se prend rapidement au jeu puisqu’il est possible de consulter l’état de sa forêt (chaque arbre correspond à une activité menée à bien sans s’éparpiller) créée au fil des utilisations. Et pour les plus écolos d’entre vous, vous pouvez même passer à la version premium de l’app qui permet de planter réellement des arbres (Forest est en partenariat avec la fondation Trees For The Future) tout en étant efficace dans son travail.

 

Mais peut être que vous aussi vous avez déjà réfléchi à la question “Comment bien gérer son temps ?” et avez déjà mis en place vos propres solutions pour y répondre ? Dans ce cas, n’hésitez pas à les partager avec notre équipe, nous nous ferons un plaisir de les expérimenter !