A la découverte de Podio

04/12/2018

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Ces outils qui vous changent la vie – Podio

Il y a quelques temps, j’évoquais dans cet article sur Slack un super outil nommé Podio, qui s’avère très utile pour… plein de choses !

Aujourd’hui je vous partage donc notre expérience avec Podio histoire de vous donner l’envie de vous y mettre vous aussi.

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Au commencement il n’y avait rien…

Chez TPZ nous sommes de fervents utilisateurs de Podio depuis 2012, nous sommes même “Podio Prefered Partners”. La classe, hein ?

Mais concrètement qu’est-ce qui nous a fait opter pour Podio plutôt qu’une autre solution ?

La question se pose à Vincent : J’ai commencé à utiliser podio dès 2009 alors que la solution venait de naître. Je cherchais alors un outil de tracking de bug qui soit personnalisable pour coller à la spécificité d’un projet de l’époque.

J’ai vite été séduit par la modularité de l’outil collaboratif que j’ai vite mis au centre de l’organisation pour gérer les projets, la documentation, et petit à petit toutes les facettes de la gestion de l’entreprise et notamment les ressources humaines.

Dix ans après, et en ayant testé pas mal d’autres solutions, je reste convaincu que Podio reste un outil unique dans sa capacité à s’adapter à tout type d’organisation (ce n’est pas l’organisation qui s’adapte à l’outil) et à fluidifier et optimiser les échanges dans le travail au quotidien.

C’est ainsi que, tel un évangéliste, Vincent a apporté la lumière de Podio à la team TPZ et nous a tous convertis. Depuis nous l’utilisons pour structurer et organiser notre travail en fonction de nos besoins.

Regarde tout ce qu’on peut faire !

Tout d’abord présentons Podio !

Cette solution collaborative danoise (rachetée par Citrix en 2012) est distribuée en mode Saas, ce qui constitue un premier avantage : à partir du moment où vous avez un compte Podio et un accès internet vous pouvez consulter / modifier vos données depuis n’importe quel endroit. A noter que des applications existent aussi bien pour IOS qu’Android.

Le second gros avantage de cet outil c’est son côté ultra-malléable.

Pour vous expliquer, Podio fonctionne sur un système “d’espaces” et “d’applications” permettant de décomposer les différentes actions à mener. Lorsque vous démarrez avec Podio, la première étape est donc de créer un espace de travail (par exemple : “Gestion de projet” ou “RH”) et à partir de là vous avez le champ libre !

Vous pouvez consulter l’App Market et faire votre choix parmis les nombreux packs d’applications gratuits conçus pour répondre aux besoins de nombreux métiers. Ou vous pouvez totalement partir de zéro et construire vos propres applications. Pour cela pas besoin pour cela de maîtriser un quelconque langage de programmation, c’est une manipulation accessible à tous si l’on suit les tutoriels. Et si vous préférez les compromis, vous pouvez tout à fait faire votre choix sur l’App Market, pour ensuite, adapter le modèle d’app déjà existant à votre activité.

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Podio vous offre également la possibilité de configurer les champs qui constituent vos applications.

Le système de “blocs de données” à faire glisser les uns sous les autres est très simple à prendre en main et vous permet d’adapter en réel les champs d’une app à vos besoins.

Chez TPZ c’est que nous faisons en permanence, il suffit qu’un membre de la team se dise “ce serait bien d’avoir un champ “screenshots” sur l’app Bugs” et hop il est ajouté ! Ou dans un autre cas de figure : “est-ce qu’on pourrait mettre les identifiants du compte Truc sur Podio ?” Et voilà ! Une nouvelle app “Identifiants” accessible à tous les membres de l’espace de travail voit le jour ! Besoin de lier une note d’information à un projet ? C’est comme si c’était fait !

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Mais ce n’est pas tout !

Podio bénéficie de nombreuses fonctionnalités natives qui offrent un gain de temps non-négligeable au quotidien.

Le flux d’activité, sur lequel vous êtes redirigés par défaut à chaque connexion sur Podio, permet de survoler d’un coup d’oeil toutes les actions ayant eu lieu sur des items auxquels on est liés. Pour un contrôle plus précis, il est possible de “suivre” un item en particulier et ainsi d’être averti de toute modification qui peut avoir lieu, via les notifications. Vous en recevrez de toute façon dès lors qu’un commentaire, vous mentionnant ou non, aura été posté dans le fil d’activité d’un item. Car oui, chaque item possède son propre fil d’activité qui constitue un récapitulatif complet de toutes les actions menées sur l’item avec la possibilité de voir qui a fait quoi et quand.

Ces commentaires peuvent même être retrouvés par le moteur de recherche global, accessible depuis n’importe quel écran et qui propose, pour chaque résultats, une recherche élargie vous permettant de trouver ce que vous souhaitez à partir du moment où vous êtes censés y avoir accès.

Le chat s’avère également très utile pour communiquer rapidement avec l’un des membres de vos espaces de travail, tout comme les tâches (à attribuer à ses collaborateurs ou à soi-même) qui peuvent venir compléter une Todo-list. Le système de Podio est très bien fait et permet de filtrer les tâches en fonction de leur échéance ou de signaler celles qui sont en retard par la couleur rouge.

Quand votre équipe est séparée par la distance comme la nôtre, il est primordial que tout le monde ait accès au même niveau d’information et soit au courant des évolutions d’un projet, pour avancer dans le même sens.
James a besoin de retrouver une note d’information sur un projet ? Pas de problème il suffit que Nicolas commente la note en mentionnant James et ce dernier retrouvera l’item recherché comme par magie (grâce à une notification surtout, mais bon laissons la place à la magie quand même).

Jouez collectif

Je pense que vous avez désormais saisi l’utilité que Podio peut avoir dans l’organisation interne d’une entreprise, mais avez-vous songé à l’utiliser avec des clients ?

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L’aspect collaboratif de Podio en fait un outil redoutable pour communiquer facilement et en toute transparence avec votre clientèle et / ou vos partenaires. Il suffit simplement d’inviter par mail depuis Podio, votre client ou votre fournisseur, à rejoindre l’espace que vous avez créé. Il aura alors accès à toutes les apps présentes sur l’espace qu’il vient de rejoindre et pourra utiliser (en fonction des droits utilisateurs que vous lui aurez accordé) les fonctionnalités de Podio comme n’importe quel membre de votre team : commentaires, modifications d’items, création de tâches…

Pour certains projets, nous invitons nos clients sur des espaces dédiés à leurs projets. Ainsi ils peuvent suivre son avancée toute la journée grâce à des apps “Modules” et “Lots” indiquant la charge de travail effectuée / restante ou encore les dates de livraison prévisionnelles.

Mais ce qui nous a changé la vie c’est l’application “Bugs” ! Fini les remontées de bugs par mail à tracker dans un excel ! Maintenant même si la version 12 de l’application vient de sortir sur les stores, je suis capable de retrouver le bug #08 qui nous avait donné du fil à retordre sur la page de géolocalisation en 2015. Et ouais ! Merci Podio, pour ta recherche globale et pour ta capacité d’archivage et de centralisation.

Blague à part, cette app “Bugs” nous est surtout utile pour indiquer à notre client lorsqu’il peut tester un bug ou pour lui demander des informations complémentaires / échanger sur les conditions de reproduction du bug à l’aide des commentaires.

D’après les retours que nous avons pu avoir, il semblerait que notre manière de procéder soit plutôt appréciée. Les clients / partenaires, sont satisfaits d’avoir un accès libre et transparent à des données qui les concernent de près et le gain de temps que permet la consultation d’infos en temps réel sur Podio est vraiment bienvenu.

Moooneeeey… Get away !

Vous me direz : oui mais toutes ces fonctionnalités sont payantes j’imagine ?

Oui et non !

Pour une petite structure il existe un mode freemium qui permet d’utiliser toutes les fonctionnalités listées ci-dessus pour 5 de vos collaborateurs. Vous serez juste limité au niveau des fonctionnalités avancées de Podio comme par exemple les flux de travail automatiques via Globiflow

Autrement Podio propose plusieurs plans payants allant de 9$ / mois à 24$ / mois. Et si votre besoin est vraiment spécifique, vous pouvez directement contacter les équipes Podio pour personnaliser votre offre.

J’arrête ici pour aujourd’hui, il y a encore plein de possibilités offertes par Podio que je n’ai pas eu le temps de vous détailler (extensions via des plugins, génération de rapports statistiques, workflows propres à Podio, connexions API, Globiflow…), mais elles feront surement l’objet d’articles dédiés à des cas particuliers d’utilisation de cet outil.

Pour conclure cet article sur Podio, je laisse le mot de la fin à nos clients, c’est encore eux qui en parlent le mieux :

Les principales préoccupations de mes clients sont de dynamiser leur productivité, d’optimiser et de contrôler l’activité commerciale. Le CRM Podio est un outil qui répond à toutes ces attentes. Simple à déployer car fullweb il est aussi simple à prendre en main.
Thierry Méar – Publiatis